Assinatura Eletrônica
Assine documentos de forma eletrônica e com validade jurídica
Assinatura eletrônica é uma forma legal de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento via meios eletrônicos. Em muitos casos, ele opera como um substituto da assinatura manuscrita, principalmente de documentos e contratos. Portanto, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio para que as partes firmem podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica.
Configuração para Assinatura
Antes de começar a utilizar a assinatura eletrônica, é importante checar algumas configurações no cadastro da sua Empresa:
Acesse menu superior Configurações > Empresas, clique em Editar na empresa.
Na aba de Dados Básicos, configure uma logo da sua empresa se ainda não tiver, e a cor. A logo e a cor serão utilizados no e-mail e na tela de assinatura.
Na aba Configurações, clique na categoria Assinatura Eletrônica e faça a configuração desejada.
Na aba Modelos de E-mails você pode editar os e-mails que são enviados referentes a assinatura eletrônica:
Documento Assinatura: esse e-mail é enviado a todos os signatários quando um novo documento é adicionado, informando eles que existe um documento para eles assinarem.
Documento Assinado: esse e-mail é enviado a todos os signatários quando todas as assinaturas do documentos são concluídas, permitindo que eles tenham acesso ao documento já assinado.
Assinatura com Validade Jurídica
A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da MP nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020. A assinatura eletrônica pode ser utilizada em praticamente todos documentos particulares tais como contratos, procurações (comuns e judiciais), propostas, acordos, empréstimos e matrículas, entre outros.
Quais são os Tipos de Documentos que Podem ser Assinados?
Praticamente todo documento que você assina na forma de papel pode ser assinado no meio eletrônico. Basta que você o tenha em formato .doc, .docx ou .pdf para fazer o upload na plataforma.
Enviando Documento para Assinatura
Enviando a partir de movimentações no sistema
Ao acessar Opções > "Modelos de Documentos", é possível visualizar os modelos de documentos cadastrados para a seção que está sendo utilizada no sistema. Para enviar um documento para assinatura, basta clicar em Opções > "Enviar para Assinatura Eletrônica."
Clique em Opções no documento que deseja enviar para assinatura e em seguida selecione Enviar documento para assinatura eletrônica.
Enviando Avulso
Para enviar um novo documento de forma avulsa, acesse o menu lateral Assinatura Eletrônica e clique no botão "+Enviar Novo Documento:"
Na tela que se abre, selecione o arquivo para upload e então clique em AVANÇAR.
Signatários
Adicionando Signatários
Após realizar o upload do arquivo selecionado, você deve adicionar os signatários que irão assinar o documento. Clique no botão "+Adicionar Signatário" para adicionar signatários, podendo adicionar eles pela opção "Usuários dos Sistemas" , "Participantes do Contrato" ou "Adicionar manualmente".
Dentro de Aplicação (Investimento), Ativo (Investimento), Cedente, Contrato de empréstimo, Contrato de empréstimo - Antecipação, Financeiro - Contas a Receber, Financeiro do Cedente, Fomento à Produção, Operação, Prorrogação de títulos, Recibo de baixa, Recompra de títulos e Título irá aparecer a opção Participantes do Contrato onde já busca os dados dos participantes da transação.
Usuário do Sistema
Nesse campo você pode selecionar usuários cadastrados no sistema para assinarem o documento.
Outros Signatário
Nesta opção você pode cadastrar um ou mais signatários de forma manual para assinarem o documento, sendo obrigatórios o Nome e E-mail (Telefone é necessário apenas para autenticação por token SMS).
Papel
Após adicionar os signatários, é possível definir o papel de cada um na assinatura do documento.
Papel
Descrição / Função no Documento
Signatário
Pessoa que assina o documento. É o papel mais genérico, usado quando não há uma função jurídica específica.
Parte
Representa uma das partes principais do contrato (ex.: comprador, vendedor, locador, locatário).
Cedente
Aquele que transfere um direito ou crédito a outra pessoa (cessionário).
Sacador
Em títulos de crédito (como duplicatas), é quem emite a cobrança.
Sacado
Pessoa ou empresa que deve pagar o título emitido pelo sacador.
Contratante
Quem celebra o contrato, podendo ser uma das partes principais.
Contratado
A outra parte envolvida no contrato, que presta o serviço ou entrega o produto.
Endossante
Aquele que transfere um título (como uma duplicata) a outro por meio de endosso.
Endossatário
Quem recebe o título transferido por endosso.
Avalista
Pessoa que garante o pagamento de um título em caso de inadimplência do devedor principal.
Fiador
Garante o cumprimento das obrigações de um contrato (semelhante ao avalista, mas em contratos civis).
Responsável Solidário
Responde juntamente com o devedor pelas obrigações do documento.
Devedor Solidário
Compartilha com outro devedor a responsabilidade pelo pagamento da dívida.
Testemunha
Pessoa que confirma a veracidade do ato, mas não é parte ou responsável pelo cumprimento.
Emitente
Quem emite o documento (ex.: nota promissória, cheque, contrato).
Representante Legal
Pessoa que assina em nome de outra (ex.: representante de empresa, tutor, procurador).
Aprovador
Pessoa que analisa e aprova o documento antes ou depois da assinatura das partes principais.
Procurador
Representa legalmente outra pessoa com base em uma procuração.
Reconhecedor
Indica quem reconhece a autenticidade do documento ou das assinaturas (papel menos comum).
Acusado recebimento
Pessoa que apenas confirma o recebimento do documento, sem necessariamente assinar juridicamente.
Personalizado
Cria um papel específico,diferente dos papéis padrões listados.Ideal quando o signatário exerce uma função particular que não se encaixa nas opções pré-definidas.
Métodos de Assinatura
Em seguida é possível escolher o método de assinatura a ser utilizado, o sistema apresenta um menu suspenso com diferentes métodos de assinatura, cada um com custo e nível de segurança distintos, permitindo selecionar aquele que melhor se adequa ao grau de segurança exigido pelo documento e ao custo desejado.
Assinatura na tela (Gratuito): o signatário desenha a assinatura diretamente na tela, utilizando o mouse ou o toque em dispositivos móveis.
Token por e-mail (Gratuito): o signatário recebe o link do documento por e-mail e, ao confirmar a assinatura, recebe um segundo e-mail com o token de validação, que deve ser inserido para concluir o processo.
Token por SMS (R$ 0,20 por signatário): o signatário recebe o link por e-mail e, ao confirmar a assinatura, recebe um SMS com o token de validação. É necessário informar um número de celular válido para essa opção.
Token por WhatsApp (R$ 0,70 por signatário): o signatário recebe o link por e-mail e, após confirmar a assinatura, recebe o token de validação por meio do WhatsApp. É necessário informar um número de celular válido com acesso ao aplicativo.
CPF Avançado (R$ 0,50 por signatário): faz a validação do CPF digitado pelo signatário junto a Receita Federal. Irá abrir uma tela para informar o CPF sendo Obrigatório informar o CPF, caso clique em Cancelar, poderá acionar a tela novamente clicando no Ícone de Alerta:
Certificado digital (R$ 1,00 por signatário): o signatário recebe o link por e-mail e, ao confirmar a assinatura, deve selecionar o certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ) que será utilizado.
Exigir Selfie
Não: nenhuma selfie ou verificação facial será exigida do signatário.
Foto do rosto (Gratuito): o signatário envia apenas uma foto do rosto para registro junto à assinatura.
Biometria Facial (R$ 1,00 por signatário): realiza uma validação de prova de vida do signatário.
Biometria Gov+ (R$ 4,00 por signatário): realiza uma validação de prova de vida do signatário, e compara a foto com a base oficial do governo (Serpro), garantindo maior autenticidade. Irá abrir uma tela para informar o CPF sendo Obrigatório informar o CPF, caso clique em Cancelar, poderá acionar a tela novamente clicando no Ícone de Alerta:
Reconhecimento Facial (R$ 2,00 por signatário): realiza uma validação de prova de vida do signatário e faz a comparação do rosto com o documento, oferecendo uma verificação rápida e confiável.
Validação de Identificação (R$ 6,00 por signatário): método mais completo, combinando prova de vida, validação de documento de identidade, comparação do rosto com o documento e consulta em bases do governo, garantindo o mais alto nível de segurança para assinaturas críticas.Irá abrir uma tela para informar o CPF sendo Obrigatório informar o CPF, caso clique em Cancelar, poderá acionar a tela novamente clicando no Ícone de Alerta:
Exigir foto documento: obriga o signatário a tirar uma foto do documento de identidade (RG ou CNH) para confirmar sua identificação.
Após configurar os signatários, clique em Enviar Para Assinatura.
Situação dos Documentos Enviados
Após enviado o documento para assinatura, ele é registrado com status "Pendente" e cada signatário receberá um e-mail para realizar o processo de assinatura eletrônica. Conforme forem assinando, o status "Signatários Assinados" vai alterando.
Quando todas os signatários assinarem, a situação muda para Assinado.
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