Assinatura Eletrônica
Assine documentos de forma eletrônica e com validade jurídica
Assinatura eletrônica é uma forma legal de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento via meios eletrônicos. Em muitos casos, ele opera como um substituto da assinatura manuscrita, principalmente de documentos e contratos. Portanto, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio para que as partes firmem podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica.
Assinatura com Validade Jurídica
A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da MP nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020. A assinatura eletrônica pode ser utilizada em praticamente todos documentos particulares tais como contratos, procurações (comuns e judiciais), propostas, acordos, empréstimos e matrículas, entre outros.
Quais são os Tipos de Documentos que Podem ser Assinados?
Praticamente todo documento que você assina na forma de papel pode ser assinado no meio eletrônico. Basta que você o tenha em formato .doc, .docx ou .pdf para fazer o upload na plataforma.
Configuração para Assinatura
Antes de começar a utilizar a assinatura eletrônica, é importante checar algumas configurações no cadastro da sua Empresa:
Acesse menu superior Configurações > Empresas, clique em Editar na empresa.
Na aba de Dados Básicos, configure uma logo da sua empresa se ainda não tiver, e a cor. A logo e a cor serão utilizados no e-mail e na tela de assinatura.
Na aba Configurações, clique na categoria Assinatura Eletrônica e faça a configuração desejada.
Na aba Modelos de E-mails você pode editar os e-mails que são enviados referentes a assinatura eletrônica:
Documento Assinatura: esse e-mail é enviado a todos os signatários quando um novo documento é adicionado, informando eles que existe um documento para eles assinarem.
Documento Assinado: esse e-mail é enviado a todos os signatários quando todas as assinaturas do documentos são concluídas, permitindo que eles tenham acesso ao documento já assinado.
Enviar Novo Documento Avulso
Para enviar um novo documento de forma avulsa, acesse o menu lateral Assinatura Eletrônica e clique no botão "+Enviar Novo Documento:"
Na tela que se abre, selecione o arquivo para upload e então clique em AVANÇAR.
Signatários
Após realizar o upload do arquivo selecionado, você deve adicionar os signatários que irão assinar o documento. Clique no botão "+Adicionar Signatário" para adicionar signatários, podendo adicionar eles pela opção "Usuários dos Sistemas" ou "Adicionar manualmente".
Usuário do Sistema
Nesse campo você pode selecionar usuários cadastrados no sistema para assinarem o documento.
Outros Signatário
Nesta opção você pode cadastrar um ou mais signatários de forma manual para assinarem o documento, sendo obrigatórios o Nome e E-mail (Telefone é necessário apenas para autenticação por token SMS).
Configurando os Signatários
Após adicionar os signatários, você pode definir qual seu papel na assinatura do documento, qual o método de assinatura que será usado e algumas opções adicionais, sendo elas:
Método de assinatura na tela: o signatário irá receber um link por e-mail e irá desenha a assinatura na tela. Não é solicitado nenhum tipo de token de confirmação para o usuário.
Método de assinatura Token por e-mail: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura, irá receber um segundo e-mail com o token de validação de assinatura.
Método de assinatura Token por SMS: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura, irá receber um SMS com o token de validação de assinatura. É necessário informar um celular válido para essa opção. Tem o custo adicional de R$ 0,20 por signatário.
Método de assinatura Token por WhatsApp: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura, irá receber no WhatsApp um token de validação de assinatura. É necessário informar um celular válido com WhatsApp para essa opção. Tem o custo adicional de R$ 0,70 por signatário.
Método de assinatura por Certificado digital: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura precisa selecionar o certificado digital que irá utilizar (e-CPF ou e-CNPJ). Tem o custo adicional de R$ 1,00 por signatário.
Exigir selfie: obriga o signatário a tirar uma selfie para confirmar sua identificação.
Exigir foto documento: obriga o signatário a tirar uma foto do documento de identidade (RG ou CNH) para confirmar sua identificação.
Após configurar os signatários, clique em Enviar Para Assinatura.
Após enviado o documento para assinatura, ele é registrado com status "Pendente" e cada signatário receberá um e-mail para realizar o processo de assinatura eletrônica. Conforme forem assinando, o status "Signatários Assinados" vai alterando. Quando todas os signatários assinarem, a situação muda para Concluído.
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