Assinatura Eletrônica
Assine documentos de forma eletrônica e com validade jurídica
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Assine documentos de forma eletrônica e com validade jurídica
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Assinatura eletrônica é uma forma legal de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento via meios eletrônicos. Em muitos casos, ele opera como um substituto da assinatura manuscrita, principalmente de documentos e contratos. Portanto, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio para que as partes firmem podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica.
A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da MP nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020. A assinatura eletrônica pode ser utilizada em praticamente todos documentos particulares tais como contratos, procurações (comuns e judiciais), propostas, acordos, empréstimos e matrículas, entre outros.
Praticamente todo documento que você assina na forma de papel pode ser assinado no meio eletrônico. Basta que você o tenha em formato .doc, .docx ou .pdf para fazer o upload na plataforma.
Antes de começar a utilizar a assinatura eletrônica, é importante checar algumas configurações no cadastro da sua Empresa:
Acesse menu superior Configurações > Empresas, clique em Editar na empresa.
Na aba de Dados Básicos, configure uma logo da sua empresa se ainda não tiver, e a cor. A logo e a cor serão utilizados no e-mail e na tela de assinatura.
Na aba Configurações, clique na categoria Assinatura Eletrônica e faça a configuração desejada.
Na aba Modelos de E-mails você pode editar os e-mails que são enviados referentes a assinatura eletrônica:
Documento Assinatura: esse e-mail é enviado a todos os signatários quando um novo documento é adicionado, informando eles que existe um documento para eles assinarem.
Documento Assinado: esse e-mail é enviado a todos os signatários quando todas as assinaturas do documentos são concluídas, permitindo que eles tenham acesso ao documento já assinado.
Para enviar um novo documento de forma avulsa, acesse o menu lateral Assinatura Eletrônica e clique no botão "+Enviar Novo Documento:"
Na tela que se abre, selecione o arquivo para upload e então clique em AVANÇAR.
Após realizar o upload do arquivo selecionado, você deve adicionar os signatários que irão assinar o documento. Clique no botão "+Adicionar Signatário" para adicionar signatários, podendo adicionar eles pela opção "Usuários dos Sistemas" ou "Adicionar manualmente".
Nesse campo você pode selecionar usuários cadastrados no sistema para assinarem o documento.
Nesta opção você pode cadastrar um ou mais signatários de forma manual para assinarem o documento, sendo obrigatórios o Nome e E-mail (Telefone é necessário apenas para autenticação por token SMS).
Após adicionar os signatários, você pode definir qual seu papel na assinatura do documento, qual o método de assinatura que será usado e algumas opções adicionais, sendo elas:
Método de assinatura na tela: o signatário irá receber um link por e-mail e irá desenha a assinatura na tela. Não é solicitado nenhum tipo de token de confirmação para o usuário.
Método de assinatura Token por e-mail: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura, irá receber um segundo e-mail com o token de validação de assinatura.
Método de assinatura Token por SMS: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura, irá receber um SMS com o token de validação de assinatura. É necessário informar um celular válido para essa opção. Tem o custo adicional de R$ 0,20 por signatário.
Método de assinatura Token por WhatsApp: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura, irá receber no WhatsApp um token de validação de assinatura. É necessário informar um celular válido com WhatsApp para essa opção. Tem o custo adicional de R$ 0,70 por signatário.
Método de assinatura por Certificado digital: o signatário recebe o link por e-mail e ao confirmar a assinatura precisa selecionar o certificado digital que irá utilizar (e-CPF ou e-CNPJ). Tem o custo adicional de R$ 1,00 por signatário.
Exigir selfie: obriga o signatário a tirar uma selfie para confirmar sua identificação.
Exigir foto documento: obriga o signatário a tirar uma foto do documento de identidade (RG ou CNH) para confirmar sua identificação.
Após configurar os signatários, clique em Enviar Para Assinatura.
Após enviado o documento para assinatura, ele é registrado com status "Pendente" e cada signatário receberá um e-mail para realizar o processo de assinatura eletrônica. Conforme forem assinando, o status "Signatários Assinados" vai alterando. Quando todas os signatários assinarem, a situação muda para Concluído.
